POJOK AUDIT: Stock Opname, Barang kok Dihitungin sih?

Bagi teman-teman yang bekerja di perusahaan retail/manufaktur/trading/auditor (eksternal/internal), pasti sudah familiar dengan istilah ini. Bagi yang masih belum ada gambaran akan dikupas satu per satu pertanyaan yang awam mengenai stock opname, mulai dari apa itu stock opname? Bagaimana cara melakukan stock opname? Bagaimana cara menentukan sample untuk stock opname?

Apa itu Stock Opname?

Sumber: https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/jurnal-blog-assets/

Stock opname yang dimaksud di sini adalah proses pengecekan fisik stok atau persediaan dimana stok barang yang akan dijual atau digunakan dalam proses produksi dihitung jumlahnya lalu dicek kondisinya, apakah masih layak digunakan atau sudah tidak layak pakai alias dicatat sebagai beban perusahaan.

Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran pencatatan persediaan perusahaan, apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan keadaan fisiknya. Kegiatan ini merupakan bagian dari sistem pengendalian internal (internal control) perusahaan.

Sumber: https://4.bp.blogspot.com/

Misalnya, pada sistem PT A tercatat bahwa persediaan sparepart mereka terdapat 1.000.000 buah di gudang. Pada saat stock opname dilakukan, ternyata persediaan sparepart mereka sebenarnya hanya terdapat 900.000 buah. Terdapat selisih antara sistem perusahaan dengan persediaan actual sebesar 100.000 buah sparepart. Jika selisih begini, biasanya perusahaan/auditor akan melakukan penghitungan ulang sampai jumlah actual yang terhitung sudah bisa diyakinkan benar, lalu PIC warehouse dan accounting perusahaan membuat rekonsiliasi alias mencari penyebab terjadi selisih tersebut.

Setelah usut punya usut, ternyata penyebab selisih adalah adanya 70.000 buah sparepart yang hilang, 20.000 buah sparepart sebenarnya sudah terjual dan dikirimkan ke customer tetapi belum dicatat pengeluarannya oleh warehouse, dan 10.000 lainnya ternyata sudah berkarat dan tidak dapat digunakan dalam proses produksi. Lalu, apa yang harus dilakukan?

Jika demikian halnya, maka PT A hanya dapat mengakui jumlah sparepart-nya sebanyak 900.000 buah. Pada sistem perusahaan, 70.000 buah sparepart yang hilang harus ‘dibuang’ alias dicatat sebagai beban (expense). Untuk sparepart yang hilang ini, manajemen biasanya akan mengambil tindakan, misalnya menyelidiki apakah terdapat kecurangan dari karyawan perusahaan ataupun meningkatkan sistem keamanan gudang (warehouse) untuk tempat penyimpanan sparepart. Bayangkan jika 1 buah sparepart bernilai Rp 10.000, maka kehilangan 70.000 buah sparepart berarti harus kehilangan persediaan sebesar Rp 700.000.000!

Jurnal penyesuaian alias adjusting entry-nya kira-kira akan seperti ini:

(Debit) Beban Kehilangan Persediaan     700.000.000

(Kredit) Stok / Persediaan Sparepart                                                       700.000.000

Setelah itu, 20.000 buah sparepart yang sudah terjual dan belum tercatat pengeluarannya dalam sistem tentunya akan di-adjust ke dalam jumlah stok di warehouse serta dibuatkan jurnal penyesuaian (adjusting entry) untuk mencatat pengeluaran barang secara akuntansi. Simplenya, secara kuantitas barang, jumlah sparepart tersebut akan dikurangi sebanyak 20.000 pcs di pencatatan warehouse, lalu secara nominal barang, akan dibuatkan adjusting entry untuk mencatat nominalnya. Jika nilai 1 buah sparepart seharga Rp 10.000, berarti adjusting entry-nya kira-kira begini:

(Debit) Harga Pokok Penjualan                  200.000.000

(Kredit) Stok / Persediaan Sparepart                                       200.000.000

Lalu apa yang terjadi dengan 10.000 buah sparepart yang ternyata sudah berkarat dan tidak dapat digunakan dalam proses produksi? Tentu saja sudah tidak bisa dicatat sebagai stok atau persediaan. Jadi harus ‘dibuang’ juga seperti halnya sparepart yang hilang tadi.

Penjelasan atas selisih stock opname

3 contoh penyebab selisih tersebut hanyalah segelintir dari sekian banyak penyebab selisih pada saat dilakukan stock opname.

Bagaimana metode penghitungan dalam stock opname?

Hal ini tergantung dari jenis stok yang mau di-opname serta bagaimana perusahaan menggunakan satuan standar untuk menghitung stok. Jika stok berbentuk padat dan dihitung dengan unit/pcs, misalnya ban mobil/sparepart/botol obat/baju/dsb, maka kita tinggal menghitung seperti biasa. Lebih bagus lagi jika stok tersebut masih dalam kemasan/packaging utuh sehingga kita tinggal menghitung per packaging-nya. Misalnya 1 palet terdiri dari 9 box obat dan 1 box obat terdiri dari 30 botol obat. Maka kita tinggal menghitung paletnya, sehingga 1 palet = 9 box x 30 botol obat = 270 botol obat. Jika ada 10 palet, jadi 10 x 270 botol obat = 2.700 botol obat. Jika terdapat botol obat yang diecer dalam jumlah satuan, tidak dalam bentuk palet/box yang masih utuh, kita tinggal menghitung ada berapa botol obat. Sepengalaman saya sebagai auditor eksternal, auditor (baik eksternal maupun internal) akan mengecek secara acak packaging yang masih utuh dan memastikan bahwa packaging yang ada tidaklah bodong alias cuman ada kemasannya tapi tidak ada barangnya.

Sumber: https://blog.hellobill.id/

Nah, itu tadi masih mudah jika kita tinggal menghitung per satuan pcs. Bagaimana jika bentuk stok kita adalah benda cair/benda gas/perkebunan yang tidak mungkin dihitung satu per satu dengan tangan? Untuk stok semacam ini, perusahaan pasti sudah memiliki metode untuk mengukur jumlah stoknya, mungkin dengan menggunakan satuan kilogram/Liter/dsb atau menggunakan perhitungan matematis untuk mengukur stoknya. Auditor eksternal akan menghitung ulang menggunakan metode yang digunakan perusahaan. Harap diingat, nature dari prosedur stock opname yang dilakukan oleh auditor eksternal adalah untuk mengobservasi cara perusahaan memastikan bahwa stok yang tercatat di sistem sudah sesuai dengan stok aktualnya serta memastikan bahwa perusahaan memiliki kontrol atas stok-nya. Jadi, bukanlah tanggung jawab auditor eksternal untuk menentukan bagaimana cara menghitung stok.

Saya mau sharing mengenai cara menghitung minyak dalam tangki. Kolega saya di KAP pernah memiliki klien perkebunan kelapa sawit dan stok mereka adalah minyak kelapa sawit yang disimpan dalam tangki. Oleh karena itu, pada saat stock opname, auditor akan memanjat ke atas tangki dan mencelupkan seutas benang ke dalam tangki. Setelah benang tersebut diangkat, tinggi benang yang tercelup di dalam tangki akan diukur dan dicatat. Misalnya benang yang tercelup adalah sepanjang 10 meter, jika dikalikan dengan volume tangki, maka akan didapatkan berapa volume minyak yang ada di dalam tangki tersebut.

Sumber: https://cdn.pixabay.com/

Apakah Stock Opname Menggunakan Sample?

Biasanya stock opname yang dilakukan oleh auditor eksternal menggunakan sample, kecuali jika terdapat concern khusus misalnya risiko kehilangan yang tinggi atas persediaan atau diinstruksikan secara khusus untuk melakukan stock opname atas seluruh persediaan perusahaan.

Saya akan menjabarkan 2 macam proses pemilihan sample untuk stock opname:

1. Overstatement Test (List to Floor)

Prosedur ini bertujuan untuk menguji apakah persediaan yang tercatat di sistem perusahaan sesuai dengan jumlah aktualnya. Pemilihan sample diambil dari listing persediaan lalu dicocokkan dengan jumlah persediaan actual di lapangan. Testing ini menguji asersi audit existence yaitu apakah persediaan yang tercatat di listing benar-benar exist alias ada secara fisik.

2. Understatement Test (Floor to List)

Prosedur ini bertujuan untuk menguji apakah listing persediaan perusahaan sudah lengkap dan mencakup seluruh persediaan di lapangan. Pemilihan sample diambil dari item persediaan yang ada di lapangan (biasanya diambil secara random), lalu dicocokkan apakah item tersebut sudah masuk di listing persediaan dan jumlahnya sesuai. Testing ini menguji asersi audit completeness yaitu apakah persediaan yang tercatat di sistem perusahaan sudah tercatat seluruhnya.

Sumber: https://www.jtanzilco.com/

Biasanya setiap KAP sudah memiliki metode untuk pemilihan sample serta menentukan jumlah sample. Jadi auditor akan mengutamakan penghitungan stok yang menjadi sample audit. Tetapi auditor juga biasanya akan meminta kertas kerja atau hasil penghitungan stock opname yang dilakukan oleh perusahaan secara keseluruhan. Tujuannya untuk memastikan bahwa penghitungan atas sample yang dilakukan oleh auditor sudah mencakup semua stok yang ada dan memastikan bahwa mereka tidak dibohongin oleh klien 😋

Kenapa Stock Opname Dilakukan Tengah Malam?

Bagi yang bekerja di perusahaan retail atau manufaktur yang proses produksinya tidak bisa dihentikan sementara, baik pekerja maupun auditor yang mengaudit pasti pernah mengalami hal tersebut. Sebenarnya apa sih hikmah dari begadang untuk stock opname?

Stock opname idealnya dilakukan pada saat tidak ada keluar-masuk barang di warehouse dan di sistem sehingga memudahkan proses penghitungan dan kontrol pada saat stock opname berlangsung. Biasanya, perusahaan akan menyisihkan 1 hari khusus untuk melakukan stock opname, dimana sistem di warehouse akan di-freeze atau distop sementara dan para karyawan serta auditor akan melakukan stock opname mulai dari pagi hari.

Untuk perusahaan retail, seperti supermarket atau toko baju, proses keluar-masuk barang akan terhenti pada saat toko tutup. Oleh karena itu, umumnya untuk perusahaan tersebut, stock opname akan dimulai pada malam hari, pada saat sudah tidak ada lagi pelanggan yang memasuki toko.

Sumber: https://www.thedailymeal.com/

Bagaimana dengan perusahaan yang proses produksinya tidak bisa dihentikan sementara? Kolega saya di KAP dulu pernah melakukan stock opname di kliennya yang merupakan salah satu pabrik ban terbesar di Indonesia. Proses produksinya dilakukan 24 jam. Jika proses produksi dihentikan sementara, untuk menyalakan kembali mesin akan memakan waktu yang cukup lama sehingga akan menghambat proses produksi karena pabrik harus tetap ‘kejar target’ demi memenuhi pasokan stok untuk permintaan customer. Oleh karena itu, stock opname akan dilakukan pada saat ‘cutoff’ alias pisah batas dimana stok yang dihitung adalah stok yang sudah diproduksi pada pukul 00.00. Stok yang diproduksi lewat dari pukul 00.00 akan dianggap sebagai stok periode selanjutnya dan tidak dihitung.

Bagaimana dengan perusahaan yang tutup buku per tanggal 31 Desember tetapi stock opnamenya dilakukan sebelum atau sesudah tanggal tersebut? Tenang saja, auditor tak kurang akal. Auditor akan melakukan prosedur roll-forward, dimana auditor akan meminta list persediaan per tanggal stock opname, lalu meminta mutasi keluar-masuk barang mulai dari tanggal stock opname hingga tanggal tutup buku. Jadi kalau stock opname dilakukan pada tanggal 27 Desember, auditor akan meminta list persediaan pada tanggal tersebut lalu meminta mutasi serta dokumen pendukungnya pada tanggal 27 hingga 31 Desember untuk memastikan stok yang telah dihitung nantinya akan cocok dengan yang dicatat di sistem per 31 Desember. Bila stok opname dilakukan 2 Januari tahun depannya, ya tetap minta list persediaan pada hari tersebut serta mutasi dan dokumen pendukung untuk tanggal 31 Desember hingga 2 Januari.

Sumber: https://zahiraccounting.com/

Hal-hal Lain yang Perlu Diperhatikan

Sebagai auditor, kita tidak hanya berkutat dengan penghitungan angka. Kita pun perlu memperhatikan aspek-aspek lain terkait dengan warehouse atau stok persediaan itu sendiri yang bisa menimbulkan potensi kerugian di masa mendatang, antara lain:

1.     Sistem Keamanan Warehouse

Hal ini penting untuk diperhatikan, mulai dari apakah ada pembatasan akses dimana karyawan yang berkepentingan saja yang bisa memasuki warehouse, apakah terdapat pengamanan pada warehouse, apakah terdapat sistem absensi untuk karyawan pabrik/warehouse yang sedang bertugas. Warehouse yang sistem keamanannya tidak baik tentu saja akan rawan kehilangan atau kecolongan sehingga berpotensi menimbulkan kerugian di masa mendatang.

Sumber: https://i.ytimg.com/

2.     Kondisi fisik warehouse dan stok persediaan

Tembok yang retak atau atap yang bocor bisa saja menimbulkan kerugian jika retakan atau cucuran air dari atap menimpa stok persediaan yang mengakibatkan stok tidak bisa dijual. Selain itu, beberapa jenis barang seperti sparepart yang terbuat dari besi yang dapat berkarat atau cairan yang memerlukan penyimpanan di suhu tertentu membutuhkan penyimpanan yang memadai sehingga dapat menjaga kelangsungan masa pakai dari barang tersebut.

Selain itu, stok slow-moving alias stok yang sudah lama tidak ada keluar-masuk pun (biasanya selama 1 tahun) perlu di-opname secara khusus untuk memastikan bahwa stok tersebut masih dapat digunakan dan belum perlu dibuang. Meskipun umumnya perusahaan sudah membuat pencadangan untuk membebankan stok semacam ini, terkadang ada perusahaan yang masih menjaga sebagian stok slow-moving-nya dan belum membebankan sepenuhnya karena stok tersebut memiliki masa pakai yang cukup lama dan dapat berguna di kemudian hari.

3.     Adanya sistem penyimpanan stok persediaan yang terorganisir

Stok yang tersusun asal-asalan dan tercampur aduk jenisnya tentu akan menyulitkan proses stock opname. Auditor tidak dapat meyakini proses penghitungan stok telah dilakukan secara memadai. Selain itu, hal ini pun menghambat proses operasional perusahaan itu sendiri, dimana stok yang tidak terorganisir dengan baik berpotensi hilang atau rawan kecolongan karena sulit untuk dikontrol.

Aspek-aspek yang disebutkan di atas adalah hal yang umumnya ditemui dan diperhatikan dalam proses stock opname. Jika terdapat finding atau temuan yang menjadi concern perusahaan di kemudian hari, hal tersebut akan dituangkan ke dalam Management Letter untuk auditor eksternal maupun Internal Audit Report untuk auditor internal, dengan harapan perusahaan akan membuat remediasi atau perbaikan atas finding dari auditor tersebut.

***

Kurang lebih inilah gambaran mengenai stock opname yang dilakukan oleh para auditor. Sebenarnya banyak hal yang bisa dikupas, tetapi tentunya tidak akan habis hanya dalam media blog. Semoga bisa memberikan pemahaman mengenai stock opname dan dunia audit. Salam! 😀

***